Guide complet sur le droit d’accès des salariés à leurs données personnelles
Les salariés disposent d’un droit fondamental d’accès à leurs données personnelles, incluant toutes informations les concernant, que ce soit dans leur dossier RH ou leur messagerie professionnelle. Ce droit est garanti par le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et s’applique à toutes les données personnelles traitées.
Définition des données personnelles
Selon le RGPD, une donnée personnelle est toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable. Cela englobe des éléments tels que :
- Les emails mentionnant le salarié
- Les évaluations de performance
- Les informations sur la rémunération
- Les documents relatifs au temps de travail et aux congés
- Les relevés de badgeage et de géolocalisation
Procédure pour demander l’accès aux données
Le salarié, qu’il soit en poste ou non, ne doit pas justifier sa demande. Il peut exercer son droit d’accès même en cas de procédure contentieuse en cours. L’employeur est tenu de respecter cette demande en vérifiant l’identité du salarié, surtout s’il a quitté l’entreprise. En règle générale, cette demande est gratuite, à l’exception des copies supplémentaires, pour lesquelles des frais raisonnables peuvent être appliqués.
Une réponse à la demande doit être fournie dans un délai d’un mois, pouvant être prolongé de deux mois supplémentaires en cas de complexité. L’employeur doit alors informer le salarié de ce report et en préciser les raisons.
Accès aux emails professionnels
Conformément à la CNIL, les salariés ont droit d’accès aux données personnelles dans leurs emails professionnels. Dans un arrêt du 18 juin 2025, la Cour de cassation a confirmé que ces emails, qu’ils soient envoyés ou reçus, constituent des données personnelles. Les employeurs doivent fournir aux salariés l’accès à ces emails ainsi qu’aux métadonnées (destinataire, horodatage).
Cependant, l’employeur n’est pas obligé de fournir une copie intégrale des emails, et il peut se contenter de transmettre un tableau récapitulatif. Si un email est identifié comme personnel, l’employeur ne peut pas accéder à son contenu, sauf si le salarié est l’expéditeur ou le destinataire.
Refus légitime de communication des données
L’employeur doit garantir l’accès uniquement aux données qui ne portent pas atteinte de manière disproportionnée aux droits d’autres personnes. Il ne peut donc refuser l’accès que pour des raisons précises telles que :
- Le respect du secret des affaires
- La protection de la propriété intellectuelle
- Le droit à la vie privée et au secret des correspondances des tiers
Points clés à retenir
L’employeur est légalement tenu de communiquer les données personnelles d’un salarié sur simple demande, dans un maximum de trois mois, à condition de ne pas violer les droits des tiers.
Date de publication : 2025-07-15 00:02:00
Auteur : Cédric Balcon-Hermand – Consulter sa biographie, ses projets et son travail. Cet article a été vérifié, recoupé, reformulé et enrichi selon la ligne éditoriale Artia13, sans reprise d’éléments protégés.
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