Poste d’Assistant(e) mutualisé(e) de direction au sein du SGAR Bourgogne Franche-Comté
Un poste d’assistant(e) de direction est proposé au sein du secrétariat général pour les affaires régionales en Bourgogne Franche-Comté. Ce rôle demande une personne capable de coordonner, anticiper, organiser, accueillir et suppléer au sein d’une structure administrative.
Description du poste
MISSIONS
Les responsabilités sont les suivantes :
- Coordonner :
- Servir d’interface entre la direction et les autres agents ou services.
- Hiérarchiser et planifier les demandes de la direction.
- Tenir à jour l’agenda des activités, intégrant les réunions et autres rendez-vous.
- Clarifier et classer les informations reçues.
- Assurer une veille sur les boîtes mail fonctionnelles et retranscrire des informations.
- Anticiper :
- Gérer la logistique des activités, y compris déplacements et visioconférences.
- Contrôler les échéances liées à l’agenda du Préfet.
- Préparer les dossiers nécessaires pour les Adjoints.
- Organiser :
- Planifier les réunions et visioconférences, incluant réservation de salles et envoi d’invitations.
- Choisir les moyens de transport et gérer les réservations pour les déplacements.
- Effectuer le suivi des états de frais via CHORUS DT.
- Accueillir :
- Accompagner les nouveaux agents et participants aux réunions.
- Organiser des moments de convivialité au sein du service.
- Suppléer :
- Assurer la continuité de service en cas d’absence de collègues.
COMPÉTENCES REQUISES
- Outils informatiques : Mise à jour sur les plateformes et logiciels utilisés.
- Relations humaines :
- Aptitude au travail en équipe et sens de l’écoute.
- Discrétion, discernement et maîtrise de soi sont essentiels.
Environnement professionnel
Le SGAR regroupe 65 agents et assiste le préfet dans ses missions. Il est divisé en deux pôles : l’un s’occupe de la coordination des politiques publiques, l’autre de la modernisation et mutualisation des moyens de l’État. Le poste à pourvoir fait partie d’un pôle d’assistants mutualisés.
Liaisons hiérarchiques
- Chef(ffe) du pôle assistant(e)s mutualisé(e)s (n+1).
- Secrétaires générales pour les affaires régionales adjointes (n+2).
- Secrétaire générale pour les affaires régionales (n+2).
Liaisons fonctionnelles
- Agents du SGAR et de la Préfecture de région.
- Directions régionales et divers opérateurs.
- Préfectures de département et services de l’État.
Informations pratiques
Lieu d’affectation : Dijon
Date de publication : 2025-08-06 à 17:15:00
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Date de publication : 2025-08-06 17:15:00
Auteur : Cédric Balcon-Hermand – Consulter sa biographie, ses projets et son travail. Cet article a été vérifié, recoupé, reformulé et enrichi selon la ligne éditoriale Artia13, sans reprise d’éléments protégés.
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