Enseignement supérieur : Vigilance requise pour l’utilisation des outils collaboratifs en ligne
Les établissements d’enseignement supérieur souhaitant adopter des outils collaboratifs en ligne doivent impérativement veiller à la protection des données personnelles. La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) rappelle les règles applicables pour leur mise en œuvre.
L’essor de la transformation numérique dans l’éducation entraîne une utilisation croissante d’outils collaboratifs en ligne, tels que les espaces numériques de travail (ENT) et d’autres solutions alternatives. Ces outils, souvent basés sur le cloud computing, facilitent la collaboration entre les personnels administratifs, les enseignants, les élèves et leurs responsables légaux. Cependant, ils impliquent majoritairement des traitements de données personnelles, incluant :
- Le contenu des communications entre enseignants et étudiants,
- Les travaux des étudiants,
- Les documents personnels des étudiants stockés dans un coffre-fort numérique,
- Les notes et appréciations des enseignants.
Pour utiliser ces outils, les responsables de traitement, c’est-à-dire les établissements d’enseignement supérieur, doivent garantir leur conformité avec la réglementation en matière de protection des données. Ils peuvent s’appuyer sur les conseils de leur délégué à la protection des données.
L’utilisation de ces outils peut entraîner des traitements de données personnelles soumis au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Il est essentiel que les responsables de traitement déterminent la base légale de chaque traitement. Si ces traitements répondent aux missions de service public, ils peuvent s’appuyer sur la base légale de l’exécution d’une mission d’intérêt public.
La CNIL souligne également l’importance de choisir des outils qui ne recourent pas à des traceurs à des fins publicitaires ou de profilage. Les utilisateurs doivent être informés de manière concise et accessible sur les traitements de données les concernant, notamment lors de leur première connexion à l’outil.
Une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD) est obligatoire pour les traitements susceptibles d’engendrer des risques élevés pour les droits et libertés des personnes. Si le traitement répond à au moins deux critères identifiés par le Comité Européen de la Protection des Données, une AIPD doit être réalisée avant sa mise en œuvre.
Enfin, le RGPD interdit le transfert de données personnelles vers des pays hors de l’Union européenne sans un niveau de protection adéquat. La CNIL recommande des solutions garantissant la soumission des prestataires au droit européen pour protéger les données contre les risques d’accès par des États tiers.
Source : CNIL.
